Reuniões Produtivas e Eficazes

Existem muitas empresas onde inúmeras reuniões durante o dia são rotina. Você sai de uma reunião e já entra em outra. São tantas que você chega a dizer que fazem uma reunião para marcar uma outra reunião.

Conhecendo bem este cenário preparei aqui alguns tópicos para ajudar a tornar as suas reuniões mais efetivas e, talvez, até menos recorrentes.

"Grandes organizações são feitas de grandes ideias."

1. Defina uma pauta antes:

Ao enviar o convite para a reunião estabeleça os tópicos que serão abordados e se for necessário o estudo de algum material para auxiliar o debate então peça para que as partes levem prontos.

2. Promova uma abordagem assertiva e democrática:

Cuide para que todos possam se expressar com equidade e expor os seus pontos de vista sem desviar da pauta. É comum em reuniões existir aqueles indivíduos que monopolizam o discurso, divagam ou provocam celeumas desnecessárias.

3. Seja objetivo:

O elemento principal de tudo que norteia as nossas ações no ambiente de trabalho deve ser a objetividade. Como tudo no mundo em que vivemos está interligado, é muito comum em reuniões o assunto principal fazer conexões com outras áreas da empresa e outros sistemas, projetos e/ou indivíduos. E quando começamos a aprofundar o assunto nos deparamos com outros fatores que dão causa ao objeto da discussão. Neste momento é preciso entender se tal fato impede a continuidade da discussão principal e se for o caso então não há como prosseguir com aquele tópico (por isso a importância de pautar os assuntos préviamente para entender se todos os elementos para discutir o assunto estarão presentes na reunião), mas se não for o caso então devemos pontuar como ação a ser desdobrada após a reunião.

4. Não busque culpados:

É muito importante que o ambiente da reunião não seja um campo minado, em que as pessoas tenham medo e não saibam onde pisar. Certamente existem encontros em que o tema requer uma maior seriedade e tenha justamente o objetivo de cobrar respostas dos envolvidos, porém não deve-se transformar esse momento em uma caçada às bruxas. É preciso focar na solução e em materializar a ação para extrair a máxima sinergia dos envolvidos. Afinal não adianta ficar apontando dedos para prováveis culpados enquanto o problema está lá fora, possivelmente, só aumentando.

5. Use e abuse da tecnologia:

Ao final das reuniões, a menos que seja realmente imprescindível, evite marcar outra reunião presencial para trazer os resultados do que foi decidido naquela ocasião. Dê preferência por videoconferências, compartilhamento de documentos na nuvem onde todos possam acompanhar a evolução dos planos de ação. E se você quiser otimizar ainda mais este processo existem diversas plataformas (algumas delas até gratuitas) de gerenciamento de projetos que podem te ajudar a acompanhar o fluxo de trabalho de diversos projetos ao mesmo tempo, trabalhando de forma colaborativa e em tempo real. Abaixo segue algumas que eu indico:

• https://asana.com/pt

• https://trello.com/

• https://slack.com/intl/pt-br/

Grandes organizações são feitas de grandes ideias que surgiram de grandes profissionais, muitas vezes em salas de reuniões, outras no silêncio dos pensamentos inquietos. O importante disso tudo e o que torna grande tanto pessoas como ideias são as atitudes que são tomadas e se transformam em realizações.